새로운 홈페이지나 예매·발권 시스템, 기관 내부 업무 시스템을 만들기로 했을 때 가장 막막한 일은 “개발사에 무엇부터 설명해야 하는가”입니다. 두꺼운 기획서를 먼저 만들 필요는 없습니다. 기능 이름만 나열한 목록 대신, 누가 어떤 상황에서 무엇을 마쳐야 하는지를 한 장으로 정리하면 첫 상담에서 현실적인 범위와 견적이 바로 나옵니다.

1. 기능 목록보다 ’사용자 역할과 하루의 흐름’을 먼저 적습니다

“회원 관리, 게시판, 통계 대시보드”처럼 기능 이름만 적어 두면 발주처가 생각하는 화면과 개발사가 생각하는 범위가 크게 어긋납니다. 시스템을 쓰는 사람을 먼저 나눕니다.

외부 이용자(관객 · 신청자 · 시민): 회원가입부터 신청·결제·확인까지 어디서 가장 자주 막히는지
현장 운영자(매표소 · 검표 스태프 · 안내 데스크): 현장에서 몇 초 안에 어떤 확인을 마쳐야 하는지
내부 관리자(기획 · 정산 · 홍보 담당자): 매일 또는 매월 반복해서 엑셀로 옮겨 적고 있는 수작업이 무엇인지

2. 요구사항 한 장에 들어갈 다섯 칸 구성표

첫 미팅 전에 아래 다섯 가지만 A4 한 장 분량으로 적어 두어도 사업 범위의 80%가 선명해집니다.

항목	적어야 할 핵심 내용	작성 예시
1. 해결하려는 문제	지금 업무에서 가장 시간이 많이 걸리거나 오류가 나는 지점	“외부 예매처 명단과 자체 초대 명단을 매번 수작업으로 합치고 있음”
2. 사용자별 핵심 작업	각 사용자가 이 시스템에서 끝내야 하는 일	“관객은 모바일 QR로 입장하고, 매표소는 한 화면에서 전체 좌석을 조회”
3. 연동해야 할 대상	기존에 쓰고 있거나 반드시 연결해야 하는 외부 시스템	“인터파크·예스24 좌석 연동, 카드 결제 PG, 알림톡 발송, 본인인증”
4. 옮겨야 할 기존 데이터	이전 시스템에서 가져와야 할 기록의 종류와 양	“과거 5년간 공연 아카이브 1,500건 및 회원·예매 내역 이관”
5. 목표 오픈 시점과 예산	반드시 열어야 하는 날짜(행사·시즌 오픈일)와 가용 예산 범위	“내년 3월 시즌 오픈 전 가동 목표, 올해 예산 내 1차 구축 희망”

3. 기존 시스템과 연동·데이터 이관에서 자주 빠지는 것

새 시스템을 만드는 것보다 기존 데이터를 옮기고 외부 채널을 연결하는 데 더 많은 시간이 걸리는 경우가 많습니다.

데이터 원본 확인: 기존 업체나 서버에서 과거 데이터를 어떤 형태(DB 덤프, 엑셀, API)로 추출할 수 있는지 미리 확인합니다.
단계별 오픈 여부: 모든 기능을 한 번에 열어야 하는지, 아니면 홈페이지와 발권·검표부터 먼저 열고 통계·부속 기능을 이어서 열 수 있는지 구분합니다.

4. 첫 상담 전 담당자 체크리스트

현재 쓰고 있는 시스템(또는 엑셀 양식)에서 가장 불편한 화면 3가지를 캡처해 두었는가?
반드시 연결해야 하는 외부 서비스(결제, 문자·알림톡, 외부 예매처, SSO 인증 등) 목록이 있는가?
목표 오픈일이 실제 공연·행사 일정과 맞물려 있어 늦출 수 없는 마감일인지 확인했는가?
구축 완료 후 내부 담당자가 직접 수정·운영할 범위와 유지보수 지원 범위를 생각해 두었는가?